.png)
Tiêu chí chọn giải pháp số hóa tài liệu phù hợp
- Lạc Việt
- Nov 15, 2024
- 6 min read
Updated: Dec 24, 2024
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số hiện nay, việc số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng mà là một nhu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp. Các giải pháp số hóa tài liệu giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, và đặc biệt là đảm bảo bảo mật thông tin. Tuy nhiên, không phải giải pháp số hóa nào cũng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, và yêu cầu bảo mật. Do đó, việc lựa chọn một giải pháp số hóa tài liệu phù hợp trở thành một bài toán không hề đơn giản.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách chọn phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp cho doanh nghiệp, các tiêu chí quan trọng cần xem xét, cũng như các loại giải pháp số hóa phổ biến hiện nay. Bài viết cũng sẽ cung cấp các số liệu thực tế và minh chứng từ các nghiên cứu để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả nhất.
Giới Thiệu Về Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu
Giải pháp số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ định dạng giấy hoặc tài liệu không có cấu trúc thành định dạng kỹ thuật số, giúp dễ dàng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông qua các công cụ và phần mềm quản lý tài liệu.
Số hóa tài liệu không chỉ đơn giản là quét tài liệu mà còn bao gồm quá trình nhận diện thông tin, phân loại và lưu trữ trên các hệ thống điện tử.
Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí lưu trữ, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả công việc và bảo mật thông tin. Đặc biệt, trong bối cảnh môi trường làm việc hiện đại, nơi mà các nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc trên nền tảng số, số hóa tài liệu giúp mọi người dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
>>> Tìm hiểu ngay
Vì sao doanh nghiệp cần chọn giải pháp số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc quản lý tài liệu thủ công có thể gây tốn kém về thời gian và chi phí. Các giải pháp số hóa giúp giảm thiểu việc lưu trữ tài liệu vật lý, tiết kiệm không gian văn phòng.
Nâng cao hiệu quả công việc: Nhân viên có thể truy xuất và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu.
Bảo mật thông tin: Tài liệu được mã hóa và bảo vệ an toàn hơn so với lưu trữ giấy tờ, tránh được rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin quan trọng.
Tuân thủ quy định pháp lý: Một số ngành yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ tài liệu theo một quy trình đặc biệt. Giải pháp số hóa giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định một cách hiệu quả hơn.
Theo khảo sát của AIIM, 80% các doanh nghiệp nhận thấy việc số hóa tài liệu giúp giảm tới 30% chi phí quản lý tài liệu.
>>> Xem thêm:
2. Các Tiêu Chí Quan Trọng Khi Chọn Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu
Đánh giá nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu số hóa tài liệu của mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
Loại tài liệu cần số hóa: Bao gồm các tài liệu pháp lý, hợp đồng, báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, v.v.
Số lượng và quy mô tài liệu: Giải pháp số hóa cho doanh nghiệp nhỏ sẽ khác so với doanh nghiệp lớn có khối lượng tài liệu khổng lồ.
Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp lớn (có trên 500 nhân viên) tiết kiệm được đến 40% chi phí văn phòng sau khi triển khai số hóa tài liệu.
Độ tin cậy và bảo mật của giải pháp
Bảo mật là yếu tố quan trọng khi lựa chọn giải pháp số hóa. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng giải pháp số hóa có các tính năng bảo mật mạnh mẽ, như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Báo cáo của Ponemon Institute chỉ ra rằng 60% các doanh nghiệp bị rò rỉ dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số do thiếu các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
Khả năng tích hợp và mở rộng của giải pháp
Giải pháp số hóa tài liệu cần có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện có như CRM, ERP, và phần mềm kế toán. Hơn nữa, giải pháp phải có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp khi lượng tài liệu gia tăng.
Theo khảo sát của IDC, 71% doanh nghiệp yêu cầu phần mềm số hóa tài liệu có khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
3. Các Loại Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu Phổ Biến
Giải pháp OCR (Optical Character Recognition)
Phần mềm OCR online giúp nhận diện văn bản từ các tài liệu giấy hoặc hình ảnh và chuyển đổi chúng thành dữ liệu số. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng, hóa đơn, tài liệu kế toán và các tài liệu khác một cách dễ dàng hơn.
56% các công ty sử dụng OCR cho việc số hóa tài liệu báo cáo và hợp đồng, theo nghiên cứu của AIIM.
Lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây (Cloud Storage)
Các nền tảng đám mây như Google Drive, Dropbox và OneDrive giúp lưu trữ tài liệu một cách an toàn, dễ dàng truy cập và chia sẻ. Lưu trữ đám mây cũng giúp giảm chi phí lưu trữ vật lý và bảo mật tài liệu cao hơn.
Theo khảo sát của Forrester, 72% các công ty chuyển sang sử dụng lưu trữ đám mây để cải thiện khả năng truy cập và bảo mật tài liệu.
Giải pháp AI trong số hóa tài liệu
AI có thể tự động nhận diện và phân loại tài liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc trích xuất thông tin từ các tài liệu phức tạp. AI cũng có thể hỗ trợ trong việc xây dựng chatbot để giải đáp thắc mắc và phân loại tài liệu.
Theo báo cáo của Accenture, việc ứng dụng AI vào quản lý tài liệu giúp tăng năng suất lên đến 25%.
Việc chọn lựa giải pháp số hóa tài liệu phù hợp là một quyết định quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, tính bảo mật, khả năng tích hợp và chi phí của từng giải pháp. Đồng thời, việc ứng dụng các công nghệ như OCR, lưu trữ đám mây và AI có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các bước số hóa tài liệu lưu trữ, tăng cường bảo mật và cải thiện năng suất.
Với những thông tin và phân tích đã trình bày trong bài viết này, hy vọng doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn khi lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và hướng tới một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí.
>>> Xem ngay các bài viết hữu ích khác:
Comments