Hướng dẫn lập báo cáo hàng tồn kho kiểm soát vốn hiệu quả trong doanh nghiệp

Lạc Việt
Apr 16
6 min read

Trong chuỗi vận hành của doanh nghiệp, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò chiến lược không kém bán hàng hay tài chính. Bởi tồn kho không chỉ là hàng hóa, mà còn là vốn, là chi phí, là rủi ro tiềm ẩn nếu không kiểm soát tốt.

Việc xây dựng một hệ thống báo cáo hàng tồn kho chuẩn xác, cập nhật và phân tích sâu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn: từ kế hoạch sản xuất, nhập hàng, bán hàng, đến tối ưu dòng tiền và hạn chế đọng vốn.

1. Báo cáo hàng tồn kho là gì và vì sao cần theo dõi thường xuyên

Báo cáo hàng tồn kho là tài liệu thể hiện số lượng và giá trị của các mặt hàng còn trong kho tại một thời điểm hoặc kỳ báo cáo nhất định. Báo cáo này phản ánh:

Số lượng hàng tồn theo từng mã hàng
Nhập – xuất – tồn theo ngày, tuần, tháng
Giá trị hàng tồn (giá vốn, giá nhập, giá xuất)
Thời gian tồn kho trung bình

Doanh nghiệp cần theo dõi báo cáo tồn kho định kỳ để:

Kiểm soát mức tồn kho an toàn
Hạn chế thiếu hàng hoặc đọng hàng
Lên kế hoạch sản xuất – mua hàng sát nhu cầu
Giảm chi phí lưu kho, hư hỏng, hết hạn

2. Hướng dẫn lập báo cáo hàng tồn kho hiệu quả

Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng, quản lý và khai thác giá trị thực sự của báo cáo tồn kho trong quản trị.

2.1. Xác định rõ các chỉ tiêu bắt buộc trong báo cáo tồn kho

Một báo cáo tồn kho cơ bản cần bao gồm:

Mã hàng / Tên hàng hóa
Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ
Số lượng nhập trong kỳ
Số lượng xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
Giá trị hàng tồn (theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc LIFO)

Việc xác định rõ các chỉ tiêu sẽ đảm bảo thống nhất giữa bộ phận kho – kế toán – bán hàng, đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp sử dụng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel.

2.2. Lập báo cáo theo nhiều chiều phân tích

Để hỗ trợ ra quyết định, doanh nghiệp cần thiết kế báo cáo tồn kho dưới nhiều dạng:

Theo thời gian: ngày, tuần, tháng, quý
Theo mặt hàng / nhóm hàng
Theo kho hàng / chi nhánh / khu vực
Theo trạng thái: hàng sắp hết, hàng tồn lâu, hàng lỗi, hàng cận date

Cách phân nhóm này giúp nhà quản trị phát hiện được vấn đề và ưu tiên xử lý tồn kho kịp thời.

2.3. Đánh giá mức độ luân chuyển và thời gian tồn kho trung bình

Một trong những chỉ số quan trọng trong quản lý tồn kho là vòng quay hàng hóa, được tính bằng:

Vòng quay = Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân

Báo cáo cũng cần thể hiện thời gian tồn kho trung bình để giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả luân chuyển:

Thời gian càng dài → hàng kém luân chuyển → rủi ro đọng vốn, giảm giá trị sử dụng
Thời gian ngắn quá → nguy cơ hết hàng, lỡ cơ hội bán

Việc kết hợp báo cáo tồn kho với cách lập báo cáo bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng giữa cung – cầu hiệu quả hơn.

2.4. Cảnh báo hàng tồn lâu – hàng tồn quá mức

Một báo cáo tồn kho tốt không chỉ hiển thị số liệu, mà còn cảnh báo các tình trạng nguy hiểm:

Hàng tồn vượt định mức
Hàng tồn quá thời gian tối đa cho phép
Hàng sắp hết hạn, sắp xuống cấp, không còn nhu cầu tiêu dùng

Các cảnh báo này nên được đặt tự động (nếu dùng phần mềm), giúp bộ phận mua hàng, kho và kế toán chủ động điều phối kế hoạch.

2.5. Kết nối báo cáo tồn kho với dữ liệu tài chính và chi phí

Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Nếu không quản lý chặt, sẽ:

Làm tăng chi phí lưu kho, khấu hao, thất thoát
Gây lệch giá vốn bán hàng
Làm sai lệch dòng tiền đầu vào – đầu ra

Do đó, báo cáo hàng tồn nên kết nối chặt chẽ với:

Kế hoạch sản xuất
Giá vốn hàng bán
Mẫu báo cáo chi phí sản xuất
Báo cáo công nợ phải trả (nợ nhà cung cấp nguyên vật liệu)

3. Kết nối báo cáo tồn kho với các báo cáo khác trong vận hành doanh nghiệp

Không nên nhìn báo cáo tồn kho như một bảng thống kê độc lập. Khi liên kết với các báo cáo sau, doanh nghiệp sẽ tạo được bức tranh quản trị hoàn chỉnh:

Cách lập báo cáo bán hàng

Hàng nào bán chậm → tồn kho cao
Hàng nào bán chạy → cần chủ động đặt thêm
Giúp cân đối giữa tồn kho – đơn hàng – kế hoạch sản xuất

Mẫu báo cáo doanh thu trên Excel

Doanh thu thấp nhưng tồn kho cao → lãng phí vốn
Tồn kho luân chuyển nhanh → tăng doanh số → dòng tiền tốt

Phân tích song song hai báo cáo giúp lập kế hoạch nhập hàng, điều chỉnh khuyến mãi và lên dự báo nhu cầu chính xác.

Báo cáo công nợ phải trả

Nhập hàng nhiều nhưng chưa trả tiền → tạo áp lực dòng tiền
Kết nối dữ liệu để tính toán khả năng chi trả – cân đối với hàng đang bán được

Mẫu báo cáo chi phí sản xuất

Tồn kho nguyên vật liệu tăng → chi phí đầu vào tăng
Tồn kho sản phẩm dở dang → ảnh hưởng giá thành
Kết nối tồn kho giúp đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và quản lý quy trình sản xuất

4. Tự động hóa báo cáo tồn kho bằng phần mềm quản lý kho

Doanh nghiệp nên ưu tiên dùng các hệ thống có:

Tự động cập nhật số liệu nhập – xuất – tồn
Phân tích tồn kho theo sản phẩm, nhóm hàng, vị trí kho
Cảnh báo tự động khi tồn kho bất thường
Kết nối với kế toán – bán hàng – mua hàng

Một số phần mềm như AccNet Cloud,... đều hỗ trợ xuất mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel, bảng tổng hợp tồn kho chi tiết, biểu đồ trực quan.

Ứng dụng Lạc Việt Financial AI Agent. Financial AI Agent của Lạc Việt không chỉ là một công cụ phân tích tài chính mà còn là một trợ lý thông minh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ, quản lý “sức khỏe” tài chính một cách toàn diện. Với khả năng tự động hóa, phân tích chuyên sâu, cập nhật real-time, đây là giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa quy trình quản trị tài chính, tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý tồn kho không còn là bài toán “thu – chi – kiểm đếm” đơn giản. Đó là một chiến lược tài chính – vận hành – kinh doanh gắn liền với hiệu quả lợi nhuận. Một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel hoặc trên phần mềm, nếu được xây dựng bài bản, cập nhật đúng và phân tích sâu, sẽ giúp doanh nghiệp: