Lợi ích của Intelligent Document Processing (IDP) đối với doanh nghiệp

Trong thời đại chuyển đổi số, việc áp dụng công nghệ vào quản lý tài liệu đang ngày càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Intelligent Document Processing (IDP) không chỉ là một công cụ tự động hóa mà còn là giải pháp toàn diện giúp nâng cao hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về những lợi ích mà IDP mang lại, từ việc tăng hiệu quả xử lý tài liệu đến cải thiện khả năng truy cập thông tin.

Tăng hiệu quả xử lý tài liệu

Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của IDP là khả năng cải thiện hiệu quả xử lý tài liệu nhờ vào sự hỗ trợ của các công nghệ tiên tiến như server AI và OCR (Optical Character Recognition).

• Giảm thời gian và công sức: Trước đây, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với khối lượng tài liệu khổng lồ cần xử lý thủ công, gây lãng phí thời gian và công sức. IDP đã thay đổi hoàn toàn quy trình này, cho phép tự động hóa các bước như nhập liệu, phân loại và trích xuất thông tin.

• Tăng tốc độ xử lý: Với sự hỗ trợ của AI server, các tài liệu có thể được xử lý trong thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao. OCR giúp chuyển đổi tài liệu từ dạng hình ảnh sang văn bản số hóa nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Ví dụ: Một công ty tài chính áp dụng IDP để xử lý 10.000 hóa đơn mỗi tháng. Nếu xử lý thủ công mất trung bình 5 phút/hóa đơn, thì với IDP, thời gian này giảm xuống chỉ còn vài giây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ lao động mỗi năm.

Đảm bảo tính chính xác và giảm sai sót

Lỗi con người trong quá trình nhập liệu là một vấn đề phổ biến, đặc biệt khi xử lý số lượng lớn tài liệu. IDP được thiết kế để giảm thiểu sai sót nhờ sự hỗ trợ của công nghệ AI và các thuật toán học máy hiện đại.

• Giảm lỗi nhập liệu: Khi xử lý tài liệu thủ công, các lỗi như nhập sai số liệu hoặc bỏ sót thông tin thường xuyên xảy ra. IDP tự động hóa quy trình, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót.

• Minh chứng thực tế: Theo một nghiên cứu của IDC năm 2024, tỉ lệ chính xác khi áp dụng IDP đạt trên 95%, cao hơn nhiều so với xử lý thủ công truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp tăng độ tin cậy của dữ liệu và giảm các chi phí phát sinh từ việc sửa lỗi.

Ví dụ: Một bệnh viện áp dụng IDP để quản lý hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng như tiền sử bệnh lý và đơn thuốc được nhập chính xác, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Tối ưu chi phí vận hành

IDP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể chi phí vận hành thông qua tự động hóa và tối ưu hóa nguồn lực.

• Giảm nhu cầu nhân sự: Các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại không còn cần thiết khi IDP đảm nhận vai trò này. Doanh nghiệp có thể tái phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, tăng giá trị gia tăng cho tổ chức.

• Tích hợp RPA (Robotic Process Automation): IDP tích hợp RPA để tự động hóa quy trình xử lý tài liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 30-40% chi phí liên quan đến xử lý tài liệu, theo nghiên cứu của Deloitte năm 2024.

Ví dụ: Một công ty logistics sử dụng IDP để tự động hóa việc nhập dữ liệu từ vận đơn vào hệ thống quản lý hàng hóa. Thay vì thuê thêm nhân viên, công ty đã tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm nhờ tối ưu hóa quy trình.

Dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu

Trong môi trường doanh nghiệp, khả năng truy cập và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc. IDP tích hợp công nghệ Retrieval-Augmented Generation (RAG) để đáp ứng nhu cầu này.

• Tìm kiếm nhanh chóng: Với RAG, các tài liệu được số hóa và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin chỉ trong vài giây. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần truy cập nhanh các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn hoặc báo cáo.

• Tổng hợp tài liệu thông minh: RAG không chỉ tìm kiếm mà còn có khả năng tổng hợp và tăng cường dữ liệu tin theo cách trực quan, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn.

>>> Tìm hiểu ngay: Retrieval augmented generation là gì và đóng vai trò gì trong quy trình số hóa tài liệu

Ví dụ: Một công ty luật sử dụng IDP để tìm kiếm và trích xuất các điều khoản quan trọng từ hàng trăm hợp đồng trong vòng vài phút, thay vì mất hàng giờ kiểm tra thủ công.

Intelligent Document Processing (IDP) không chỉ đơn thuần là một công cụ tự động hóa mà còn là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện độ chính xác trong quản lý tài liệu. Với khả năng tích hợp các công nghệ tiên tiến như OCR RPA IDP mang đến sự đột phá trong cách doanh nghiệp xử lý và quản lý thông tin.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả vận hành, hãy cân nhắc áp dụng IDP ngay hôm nay. Đây không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại số hóa.

>>> Xem ngay các bài viết liên quan: 

• Intelligent Document Processing (IDP) – Giải pháp quản lý tài liệu thông minh cho doanh nghiệp

• Quy trình hoạt động của Intelligent Document Processing (IDP)

• Ứng dụng thực tế của Intelligent Document Processing (IDP)

• Các tiêu chí chọn giải pháp Intelligent Document Processing (IDP)