Quản lý tăng ca hiệu quả: Giải pháp giảm sai sót trong chấm công và tính lương

Lạc Việt
Aug 22
4 min read

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là sản xuất, bán lẻ hay dịch vụ, tăng ca là hoạt động diễn ra thường xuyên để đáp ứng nhu cầu công việc. Tuy nhiên, nếu không quản lý tăng ca hiệu quả, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng dữ liệu chấm công sai lệch, lương thưởng tính thiếu hoặc thừa, dẫn đến tranh chấp. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý tăng ca không chỉ mang lại sự minh bạch mà còn giúp tiết kiệm nguồn lực cho bộ phận nhân sự.

Thách thức khi quản lý tăng ca

Sai sót trong ghi nhận giờ làm

Khi nhân viên tăng ca, bộ phận HR phải nhập dữ liệu thủ công từ giấy tờ hoặc bảng Excel. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi số lượng nhân viên đông. Một hệ thống tự động như phần mềm chấm công HRM sẽ giúp khắc phục vấn đề này.

Khó kiểm soát công bằng

Nếu doanh nghiệp không có quy định rõ ràng và công cụ giám sát minh bạch, tình trạng gian lận hoặc thắc mắc về số giờ tăng ca rất dễ xảy ra. Điều này ảnh hưởng đến sự tin tưởng của nhân viên đối với tổ chức.

Áp lực cho bộ phận nhân sự

Việc tổng hợp và tính toán tăng ca mất nhiều thời gian, nhất là với các doanh nghiệp có nhiều ca kíp hoặc hoạt động 24/7.

Lợi ích của quản lý tăng ca bằng công nghệ

Minh bạch và chính xác

Khi tích hợp với cách chấm công nhân viên hiện đại như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, toàn bộ dữ liệu giờ làm được cập nhật tức thì. Nhân viên và quản lý đều có thể tra cứu trực tiếp, hạn chế tranh cãi.

Liên kết với quy trình tính lương

Tăng ca là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động. Việc áp dụng hệ thống quản lý tự động cho phép đồng bộ dữ liệu với quy trình chấm công tính lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Đáp ứng quy định pháp luật

Doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về thời gian chấm công và các giới hạn về tăng ca theo luật lao động. Công nghệ giúp giám sát và cảnh báo khi số giờ vượt quy định, bảo vệ quyền lợi cả người lao động và doanh nghiệp.

Giảm tải cho bộ phận HR

Nhờ tự động hóa, bộ phận nhân sự không phải nhập liệu thủ công. Hệ thống cũng có thể tạo báo cáo tăng ca theo tuần, tháng hoặc phòng ban, giúp quản lý dễ dàng theo dõi.

Doanh nghiệp nên quản lý tăng ca như thế nào?

Xây dựng chính sách rõ ràng

Trước hết, doanh nghiệp cần ban hành quy định tăng ca minh bạch, bao gồm cách tính giờ, cách trả lương, và điều kiện áp dụng. Điều này giúp nhân viên nắm rõ quyền lợi và hạn chế khiếu nại.

Ứng dụng phần mềm quản lý

Một giải pháp quản lý nhân sự hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận giờ làm, ca làm và giờ tăng ca. Dữ liệu này không chỉ hỗ trợ tính lương mà còn là cơ sở để đánh giá năng suất lao động.

Tích hợp với hệ thống nhân sự tổng thể

Quản lý tăng ca không nên tách rời khỏi quản lý chấm công và quản lý lương. Việc tích hợp vào một hệ thống HRM đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rời rạc dữ liệu.

Đào tạo và truyền thông nội bộ

Nhân viên và quản lý cần được hướng dẫn rõ ràng về cách ghi nhận và kiểm tra giờ tăng ca. Đồng thời, doanh nghiệp nên thường xuyên truyền thông để nhân viên hiểu và tuân thủ đúng quy định.

Quản lý tăng ca là một phần quan trọng trong hoạt động nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến tính lương, phúc lợi và sự hài lòng của người lao động. Nếu chỉ quản lý thủ công, sai sót và tranh chấp gần như khó tránh. Ngược lại, ứng dụng công nghệ sẽ mang lại sự minh bạch, chính xác và giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận HR.

Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần một giải pháp tổng thể chứ không chỉ dừng lại ở quản lý tăng ca. Hệ thống quản lý nhân sự Lạc Việt SureHCS HRM chính là lựa chọn toàn diện, tích hợp chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự thông minh và bền vững.

Bài viết cùng chủ đề: