Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn và hiệu quả

Lạc Việt
Apr 16
6 min read

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào có liên quan đến sản xuất, phân phối, thương mại hay bán lẻ, hàng tồn kho luôn là một phần quan trọng trong vận hành và kế toán. Tuy nhiên, dù hệ thống quản lý có hiện đại đến đâu, số liệu hàng tồn kho trên báo cáo vẫn có thể chênh lệch với thực tế nếu thiếu hoạt động kiểm kê thường xuyên và chính xác.

Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp xác minh số lượng hàng hóa thực tế, mà còn là công cụ quan trọng để đánh giá nội bộ, ngăn ngừa thất thoát, phát hiện sai sót và đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vai trò của kiểm kê trong quản trị và hướng dẫn quy trình thực hiện bài bản, minh bạch.

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì và vì sao bắt buộc phải thực hiện định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa trong kho và so sánh với dữ liệu lưu trữ trên hệ thống hoặc sổ sách. Đây là bước không thể thiếu trong quản lý kho và kế toán tài sản, nhằm:

Đảm bảo số lượng tồn kho thực tế khớp với sổ sách
Phát hiện và xử lý kịp thời hàng thiếu, hư hỏng hoặc sai lệch
Hạn chế thất thoát, gian lận trong quản lý hàng hóa
Hỗ trợ công tác kế toán lập báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa chính xác
Đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào quy mô và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc kiểm kê đột xuất khi có nghi vấn về sự chênh lệch số liệu.

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn và hiệu quả

Đây là phần nội dung chính của bài viết, giúp người đọc hiểu rõ từng bước thực hiện kiểm kê, từ chuẩn bị đến xử lý sai lệch. Việc triển khai đúng quy trình sẽ đảm bảo tính minh bạch, chính xác và giảm thiểu rủi ro trong vận hành kho.

2.1. Lập kế hoạch kiểm kê và phân công nhân sự rõ ràng

Trước khi tiến hành kiểm kê, cần xác định:

Mục đích kiểm kê: định kỳ hay đột xuất
Thời điểm kiểm kê: cuối tháng, cuối quý, trước khi lập báo cáo tài chính
Phạm vi kiểm kê: toàn kho hay một khu vực cụ thể
Nhân sự tham gia: ít nhất 3 bên gồm thủ kho, kiểm kê độc lập và đại diện kế toán

Việc phân công cụ thể giúp đảm bảo tính khách quan và tránh xảy ra gian lận khi kiểm kê.

2.2. Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm kê

Danh sách này có thể trích xuất từ hệ thống quản lý kho hoặc file nhập xuất tồn đơn giản mà doanh nghiệp đang sử dụng. Danh sách cần bao gồm:

Mã hàng hóa
Tên hàng hóa
Đơn vị tính
Tồn kho trên hệ thống
Cột ghi chú số lượng thực tế kiểm đếm

Nên in danh sách này ra giấy để ghi nhận kết quả kiểm đếm, tránh việc nhập dữ liệu trực tiếp trong quá trình di chuyển trong kho.

2.3. Thực hiện kiểm đếm thực tế

Nhóm kiểm kê sẽ trực tiếp đến từng vị trí trong kho, kiểm đếm từng mã hàng, ghi nhận số lượng thực tế. Một số nguyên tắc cần tuân thủ:

Kiểm đếm độc lập, không tham khảo số liệu hệ thống trước
Đánh dấu hàng đã kiểm kê để tránh trùng lặp
Đối chiếu đơn vị tính cho đúng (thùng, cái, lít…)
Chụp ảnh – quay video lưu trữ với hàng có giá trị cao

Khi phát hiện có sự khác biệt giữa thực tế và sổ sách, cần ghi chú rõ nguyên nhân nếu có thể.

2.4. Đối chiếu và xử lý chênh lệch

Sau khi kiểm kê xong, bước tiếp theo là so sánh với số liệu hệ thống. Một số trường hợp có thể xảy ra:

Thiếu hàng: cần kiểm tra xem có sai sót khi nhập – xuất hay do thất thoát
Dư hàng: có thể do nhập nhưng chưa cập nhật vào hệ thống
Hư hỏng – lỗi thời: cần lập biên bản loại bỏ, điều chỉnh giá trị tồn kho

Tất cả sai lệch cần được cập nhật vào hệ thống và được bộ phận nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho điều chỉnh đúng quy trình.

2.5. Lập biên bản và lưu trữ hồ sơ kiểm kê

Kết thúc quy trình, cần lập biên bản kiểm kê đầy đủ với chữ ký của tất cả bên liên quan. Biên bản nên lưu kèm theo:

Danh sách kiểm kê có ghi nhận số thực tế
Các hình ảnh minh họa (nếu có)
Tài liệu điều chỉnh từ kế toán (nếu phát sinh chênh lệch)

Tài liệu này là căn cứ quan trọng để phục vụ kiểm toán nội bộ và đối chiếu khi có tranh chấp hoặc kiểm tra thuế.

3. Kiểm kê tồn kho và vai trò trong quản trị tổng thể doanh nghiệp

Hoạt động kiểm kê tồn kho không nên chỉ xem là một quy trình kỹ thuật trong kho, mà còn là mắt xích quan trọng trong quản trị hàng tồn kho hiện đại. Kiểm kê tác động trực tiếp đến:

Độ chính xác của báo cáo tài chính
Tính minh bạch trong quản lý nội bộ
Lập kế hoạch mua hàng và sản xuất phù hợp thực tế
Đánh giá hiệu quả luân chuyển hàng hóa

Một hệ thống kho mạnh là hệ thống mà dữ liệu thực tế luôn tiệm cận với số liệu sổ sách – điều mà chỉ có kiểm kê thường xuyên và đúng quy trình mới đảm bảo được.

4. Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê và cách khắc phục

Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp thường gặp:

Không kiểm kê định kỳ → số liệu “ảo” ngày càng cách biệt
Kiểm kê sơ sài, không có biên bản chính thức
Không đối chiếu với hệ thống kế toán → sai lệch không được xử lý
Kiểm kê chỉ mang tính hình thức để đối phó kiểm toán

Để khắc phục, cần xây dựng quy trình kiểm kê hàng tồn kho bài bản, được văn bản hóa rõ ràng và triển khai nghiêm túc trong toàn bộ hệ thống vận hành.

5. Kết nối kiểm kê với các hoạt động logistics và vận hành kho

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, việc kết nối kiểm kê với hệ thống logistics đóng vai trò then chốt để đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác tại mọi thời điểm. Với các doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều địa điểm, kiểm kê nên đi kèm với:

Đồng bộ hệ thống lưu trữ và vận chuyển
Gắn kiểm kê vào thời điểm chuyển kho, thay đổi layout kho
Kết hợp kiểm kê với đánh giá vòng quay hàng hóa, tuổi tồn kho

Đây cũng là lý do các mô hình quản trị hàng tồn kho trong logistics hiện đại luôn yêu cầu có quy trình kiểm kê chặt chẽ, minh bạch và có tính tự động hóa cao.

Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn giản là hoạt động kiểm đếm – mà là một phần quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Để kiểm kê hiệu quả, doanh nghiệp cần:

Có quy trình kiểm kê rõ ràng, minh bạch
Sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp, từ file nhập xuất tồn đơn giản đến phần mềm chuyên dụng
Kết nối kiểm kê với nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho và các bộ phận vận hành
Chủ động đối chiếu với báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa để xử lý sai lệch kịp thời
Đặt hoạt động kiểm kê trong chiến lược quản trị hàng tồn kho và logistics một cách toàn diện

Cùng chủ đề: