5 thách thức lớn trong quản lý tiền lương và phúc lợi nhân viên

Lạc Việt
Aug 22
5 min read

Tiền lương luôn là vấn đề then chốt trong quản trị nhân sự, vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều công ty đang gặp khó khăn trong việc thiết lập và vận hành hệ thống tiền lương minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là 5 thách thức phổ biến mà doanh nghiệp thường phải đối mặt trong quản lý tiền lương và phúc lợi nhân viên.

Thách thức 1: Tuân thủ quy định pháp luật về lương và phúc lợi

Cách tính lương ngày lễ đúng chuẩn

Một trong những rủi ro thường thấy là doanh nghiệp không áp dụng đúng cách tính lương ngày lễ theo quy định. Theo Bộ luật Lao động, khi đi làm vào các ngày lễ, Tết, nhân viên phải được trả ít nhất 300% lương ngoài phần lương ngày lễ. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hoặc mất lòng tin từ người lao động.

Bảo đảm quyền lợi bắt buộc cho người lao động

Ngoài lương, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cũng là nghĩa vụ pháp lý. Việc chậm hoặc không đóng đúng quy định không chỉ gây thiệt hại cho nhân viên mà còn làm uy tín doanh nghiệp suy giảm.

Khó khăn trong việc cập nhật luật mới

Luật Lao động thường xuyên được điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh kinh tế - xã hội. Doanh nghiệp không theo kịp sự thay đổi này sẽ dễ mắc sai phạm, đặc biệt trong các vấn đề liên quan đến nghỉ phép, tăng ca và các chế độ phúc lợi.

Thách thức 2: Xây dựng hệ thống bảng lương minh bạch và dễ kiểm soát

Rủi ro khi quản lý bảng lương thủ công

Nhiều công ty vẫn đang quản lý lương bằng Excel với quy mô hàng trăm nhân viên. Cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót và khó kiểm soát khi khối lượng dữ liệu lớn.

Ứng dụng mẫu bảng lương chuẩn

Việc sử dụng mẫu bảng lương nhân viên excel chuẩn không chỉ giúp minh bạch các khoản thu nhập và khấu trừ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu dễ dàng. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong việc tạo sự công bằng, rõ ràng cho toàn bộ nhân viên.

Cập nhật dữ liệu và đối chiếu thường xuyên

Một thách thức khác là việc cập nhật thông tin nhân sự liên tục (thăng chức, thay đổi mức lương, phụ cấp…). Nếu không có quy trình chuẩn, sai sót rất dễ xảy ra, đặc biệt trong các kỳ trả lương cao điểm.

Thách thức 3: Quản lý chính xác giờ làm thêm và trả lương tăng ca

Sai sót trong tính lương làm thêm giờ

Không ít doanh nghiệp gặp rắc rối khi thực hiện tính lương tăng ca cho nhân viên. Việc bỏ sót ca làm thêm hoặc tính sai hệ số có thể khiến nhân viên cảm thấy bất công, từ đó ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu chấm công

Việc thu thập dữ liệu giờ công từ nhiều bộ phận khác nhau thường gây ra sự chênh lệch. Nếu doanh nghiệp chưa ứng dụng công nghệ, việc đối chiếu thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và khó đảm bảo tính chính xác.

Giải pháp khắc phục

Doanh nghiệp cần có hệ thống chấm công và tính lương tự động, vừa đảm bảo tuân thủ luật, vừa hạn chế rủi ro khiếu nại từ nhân viên.

Thách thức 4: Lựa chọn hình thức trả lương phù hợp

Các hình thức trả lương theo luật lao động

Theo Bộ luật Lao động, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức trả lương theo luật lao động như: trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm, lương khoán, hoặc lương hỗn hợp. Mỗi hình thức đều có ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với từng loại hình công việc và đặc thù ngành nghề.

Rủi ro khi áp dụng sai hình thức

Doanh nghiệp áp dụng một hình thức chung cho toàn bộ nhân viên mà không tính đến đặc thù công việc thường khiến nhân sự cảm thấy bất công, hiệu suất giảm sút.

Giải pháp lựa chọn đúng phương thức

Nhà quản lý cần phân tích đặc điểm công việc của từng bộ phận để chọn hình thức trả lương phù hợp, đồng thời xây dựng chính sách kết hợp phúc lợi nhằm gia tăng sự gắn kết.

Thách thức 5: Đảm bảo tính cạnh tranh và động lực làm việc

So sánh với mặt bằng thị trường

Nếu mức lương quá thấp so với thị trường, doanh nghiệp dễ mất nhân sự giỏi. Ngược lại, trả lương quá cao nhưng không gắn với hiệu suất sẽ làm tăng chi phí không cần thiết.

Tạo động lực bằng cơ chế thưởng và phúc lợi

Ngoài lương cứng, nhiều doanh nghiệp gặp khó trong việc thiết kế cơ chế thưởng và phúc lợi hợp lý. Đây là yếu tố quan trọng để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài.

Để đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình này, phần mềm quản lý nhân sự Lạc Việt SureHCS HRM mang đến giải pháp toàn diện từ chấm công, tính lương, phúc lợi đến quản lý hiệu suất nhân viên.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự, nâng cao trải nghiệm và giữ chân nhân tài.

Quản lý tiền lương là một quá trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân bằng giữa tuân thủ pháp luật, kiểm soát chi phí và tạo động lực cho nhân viên. Những thách thức như áp dụng đúng cách tính lương ngày lễ, thiết lập bảng lương minh bạch, tính chính xác lương tăng ca, lựa chọn hình thức trả lương hợp lý hay duy trì tính cạnh tranh đều cần được giải quyết bằng chiến lược quản lý khoa học và ứng dụng công nghệ.

Bài viết cùng chủ đề: